Il modello descrive il trattamento dei dati personali connesso alla partecipazione a distanza agli organi collegiali della scuola, comprese le attività di convocazione, identificazione dei partecipanti, gestione della seduta, verbalizzazione, rilevazione delle presenze ed eventuali votazioni digitali.
L’informativa deve essere utilizzata quando l’Istituto prevede, nel proprio regolamento, lo svolgimento di sedute collegiali a distanza o in modalità mista, anche con carattere deliberativo. Il documento chiarisce quali dati possono essere trattati, quali soggetti possono accedervi, per quanto tempo sono conservati verbali ed evidenze tecniche e quali cautele devono essere adottate, in particolare per garantire la riservatezza, la validità delle deliberazioni e la corretta gestione del voto palese o segreto.
Il modello va personalizzato con i dati della scuola, del RPD e della piattaforma effettivamente utilizzata, quindi pubblicato nella sezione “Privacy” del sito istituzionale e richiamato nel regolamento sugli organi collegiali a distanza o nella policy sugli strumenti digitali.
