La presente valutazione d’impatto analizza i trattamenti di dati personali connessi all’utilizzo di Google Meet per lo svolgimento a distanza degli organi collegiali. Il documento descrive finalità, soggetti coinvolti, categorie di dati, basi giuridiche, misure di sicurezza e principali rischi per gli interessati, individuando le condizioni necessarie per un utilizzo conforme, con particolare riferimento alle votazioni palesi, alla riservatezza delle comunicazioni e all’esclusione del voto segreto deliberativo tramite Google Meet.
Il documento “Google Cloud Data Processing Addendum – Customers” disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Google per conto del cliente nell’ambito dei servizi Google Workspace e Google Cloud. Definisce i ruoli delle parti ai sensi dell’art. 28 GDPR, le istruzioni di trattamento, le misure tecniche e organizzative di sicurezza, il ricorso a sub-responsabili, l’assistenza nell’esercizio dei diritti degli interessati, la gestione degli incidenti, la cancellazione e restituzione dei dati, nonché le garanzie applicabili ai trasferimenti internazionali. Il documento costituisce il principale riferimento contrattuale per qualificare Google come responsabile del trattamento rispetto ai dati gestiti per conto dell’Istituto.
Il documento “Google Cloud Data Processing Addendum – Customers” disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Google per conto del cliente nell’ambito dei servizi Google Workspace e Google Cloud. Definisce i ruoli delle parti ai sensi dell’art. 28 GDPR, le istruzioni di trattamento, le misure tecniche e organizzative di sicurezza, il ricorso a sub-responsabili, l’assistenza nell’esercizio dei diritti degli interessati, la gestione degli incidenti, la cancellazione e restituzione dei dati, nonché le garanzie applicabili ai trasferimenti internazionali. Il documento costituisce il principale riferimento contrattuale per qualificare Google come responsabile del trattamento rispetto ai dati gestiti per conto dell’Istituto.
Il documento “Appendice per Google Workspace for Education – Service Data Addendum” disciplina il trattamento dei dati di servizio generati nell’ambito dell’utilizzo di Google Workspace for Education, distinguendoli dai contenuti inseriti dagli utenti. L’Appendice chiarisce le finalità per le quali Google può trattare tali dati, i relativi ruoli privacy, le misure di protezione applicate e le limitazioni d’uso previste. Il documento integra la disciplina contrattuale e il Data Processing Addendum, fornendo un ulteriore riferimento per valutare il trattamento dei metadati e delle informazioni tecniche connesse all’uso di Google Meet e degli altri servizi Workspace.
Il documento “Appendice per Google Workspace for Education – Service Data Addendum” disciplina il trattamento dei dati di servizio generati nell’ambito dell’utilizzo di Google Workspace for Education, distinguendoli dai contenuti inseriti dagli utenti. L’Appendice chiarisce le finalità per le quali Google può trattare tali dati, i relativi ruoli privacy, le misure di protezione applicate e le limitazioni d’uso previste. Il documento integra la disciplina contrattuale e il Data Processing Addendum, fornendo un ulteriore riferimento per valutare il trattamento dei metadati e delle informazioni tecniche connesse all’uso di Google Meet e degli altri servizi Workspace.
Il documento “Sicurezza e privacy per le versioni Education di Google Meet” illustra le misure adottate da Google per proteggere le videoriunioni svolte nell’ambiente Google Workspace for Education. Descrive, in particolare, i controlli di accesso e moderazione, l’autenticazione degli utenti, la cifratura delle comunicazioni, la gestione dei dati e le funzionalità amministrative disponibili per limitare accessi non autorizzati e utilizzi impropri. Il documento costituisce un riferimento tecnico utile per valutare la sicurezza di Google Meet, fermo restando che la concreta conformità dipende anche dalla configurazione applicata dall’Istituto e dalle procedure organizzative adottate.
Il documento “Sicurezza e privacy per le versioni Education di Google Meet” illustra le misure adottate da Google per proteggere le videoriunioni svolte nell’ambiente Google Workspace for Education. Descrive, in particolare, i controlli di accesso e moderazione, l’autenticazione degli utenti, la cifratura delle comunicazioni, la gestione dei dati e le funzionalità amministrative disponibili per limitare accessi non autorizzati e utilizzi impropri. Il documento costituisce un riferimento tecnico utile per valutare la sicurezza di Google Meet, fermo restando che la concreta conformità dipende anche dalla configurazione applicata dall’Istituto e dalle procedure organizzative adottate.
Il documento Google Security White Paper descrive l’approccio di Google alla sicurezza, alla privacy e alla conformità dei propri servizi cloud. Illustra in particolare le misure adottate per la gestione delle vulnerabilità e degli incidenti, il monitoraggio dei sistemi, il controllo degli accessi, la cifratura dei dati a riposo e in transito, la continuità operativa, la protezione delle infrastrutture e le principali certificazioni e verifiche indipendenti. Il documento costituisce un riferimento tecnico utile per valutare le garanzie generali di sicurezza offerte da Google.
Il documento del Ministero dell’Istruzione e del Merito comunica la conclusione del confronto con le organizzazioni sindacali sui criteri e sulle modalità di svolgimento a distanza delle attività collegiali aventi carattere deliberativo. La nota chiarisce che i Regolamenti d’Istituto possono prevedere tale modalità, purché siano rispettati i requisiti indicati nell’Allegato tecnico, con particolare riferimento all’univocità e alla verificabilità del voto, alla sicurezza delle procedure e alla protezione dei dati personali.
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Il presente vademecum raccoglie le principali regole di comportamento che i partecipanti devono rispettare durante le sedute degli organi collegiali a distanza. Le indicazioni sono finalizzate a garantire la corretta identificazione degli utenti, la riservatezza delle informazioni trattate, la sicurezza del collegamento e la tutela della privacy personale, con particolare attenzione alla partecipazione da casa o da altro luogo riservato.