D1: Sulla base delle recenti indicazioni, le sedute del Collegio Docenti svolte in modalità online tramite Google Meet sono ancora da ritenersi valide?
R: Senza fare nulla no, non saranno più valide, finché la scuola non predispone un fascicolo apposito che avrà lo scopo di dimostrare che sono state prese le opportune misure tecniche e organizzative per rispettare l'allegato tecnico MIM-Sindacati
D2: Le votazioni (specialmente quelle a scrutinio segreto o su questioni personali) effettuate tramite Google Moduli/Meet o strumenti analoghi sono valide o rischiano di inficiare le deliberazioni?
R: A patto che si osservi quanto detto al punto precedente, le votazioni palesi tramite Google saranno valide, quelle segrete no, occorrerà dotarsi di uno strumento alternativo o svolgerle in presenza in quanto Google al momento non soddisfa tutti i requisiti dell'allegato tecnico per il voto segreto
D3. Quali sono le condizioni tecniche minime necessarie e quali strumenti/piattaforme si ritengono idonee e validate per garantire la legittimità e l'efficacia delle delibere assunte?
R: Rimando al punto 1, per le delibere a voto palese basta Google Meet ma si devono applicare misure tecniche e organizzative opportune, ad esempio qelle descritte nel file "POLICY_OCDPA Procedura attuativa organi collegiali a distanza", Nella procedura sono riportati come allegati anche i file contenenti le dichiarazioni di Google.
D4: Gli accordi individuali per il lavoro agile si ritengono obbligatori o costituiscono semplici linee guida/orientamenti da adattare al nostro contesto?
R: Riguardo all'accordo individuale per il lavoro agile, l’art. 44, comma 6, del CCNL consente al Regolamento d’Istituto di prevedere lo svolgimento a distanza delle attività collegiali, comprese quelle deliberative dopo la definizione dei criteri ministeriali. La nota MIM sugli organi collegiali a distnaza trasmessa alle scuole afferma inoltre che, secondo l’orientamento ARAN, la modalità maggiormente compatibile con tali attività è il lavoro agile, ma non dice espressamente che ogni docente debba previamente sottoscrivere un accordo individuale, anche perché l’orientamento ARAN n. 31472 afferma che le attività collegiali a distanza possono essere svolte utilizzando una delle due modalità disciplinate dal Titolo III del CCNL e cioè lavoro agile o lavoro da remoto. Risulta quindi che tale accordo sia prudenzialmente consigliato a livello giuslavoristico ma non strettamente indispensabile.
D5: Google Workspace Education garantisce tutti i requisiti dell’Allegato tecnico?
R: No, non si può affermare in modo assoluto. Google Meet può essere idoneo per sedute online e votazioni palesi se correttamente configurato e documentato. Per il voto segreto non è sufficiente, salvo specifica documentazione tecnica che dimostri il rispetto dei requisiti dell’Allegato.
D6: I sondaggi anonimi di Meet possono essere usati per il voto segreto?
R: No, possono essere usati solo per consultazioni informali o prive di valore deliberativo, salvo diversa attestazione tecnica specifica.
D7: Si può usare Eligo insieme a Meet?
R: Sì, Meet può essere usato per la seduta e Eligo, o altro sistema dedicato, per il voto segreto, previa verifica tecnica, privacy e contrattuale.
D8: Serve una dichiarazione annuale dei docenti sulla privacy da casa?
R: Non è necessaria una dichiarazione autonoma annuale. È preferibile adottare regolamento, procedura e vademecum, con comunicazione o presa visione. Trovate questi documenti scaricabili dalla cartella.
D9: Si può registrare il collegio?
R: Di regola no, ma può essere è ammessa se necessaria e comunicata preventivamente, conservandone i files per tempi limitati. Il tutto è specificato meglio nella Procedura attuativa. Il tutto è specificato meglio nella Procedura attuativa.
D10: Si può usare Gemini o la trascrizione automatica?
R: Solo se autorizzata dall’Istituto, prevista dalla licenza, comunicata ai partecipanti e utilizzata come supporto non sostitutivo del verbale. Da evitare per sedute con dati delicati, salvo specifica valutazione. Il tutto è specificato meglio nella Procedura attuativa.
D11: Serve aggiornare informativa e Registro dei trattamenti?
R: Sì, è opportuno inserire una specifica informativa e una voce autonoma nel Registro. Nella cartella trovate l'informativa specifica, mentre abbiamo anche già aggiornato il Registro dei trattamenti (vedi cartella "Registri").
D12: Serve condurre una DPIA?
R: Non sempre. Serve valutazione preliminare; DPIA quando si usano sistemi di voto digitale, voto segreto elettronico, registrazioni sistematiche, IA o trattamenti a rischio elevato. Nella cartella trovate comunque una DPIA, da personalizzare.
